Zertifikate und auftragsbezogene Dokumentation
Ein nachvollziehbarer Auftrag endet nicht mit der Verarbeitung. ProCoReX stellt die vereinbarten Nachweise zu Erfassung, Übergabe und Datenbehandlung strukturiert bereit.
Welche Nachweise Unternehmen benötigen
Der passende Umfang richtet sich nach internem Kontrollbedarf, Datenträgerzahl, Standorten und gewünschter Zuordnung.
Vernichtungsnachweis
Bestätigung der ausgeführten physischen Behandlung im vereinbarten Auftragsumfang.
Seriennummern- oder Barcodeliste
Eindeutige Zuordnung einzelner Datenträger, sofern eine Einzelerfassung beauftragt wurde.
Standort- und Chargenbezug
Getrennte Dokumentation für Niederlassungen, Übergaben oder Behälterchargen.
Nachweise sind Teil der Prozessplanung
Welche Informationen später im Nachweis stehen sollen, muss vor der Verarbeitung festgelegt werden. Das betrifft insbesondere Seriennummern, Barcodes, Inventarnummern, Standorte und Chargen.
ProCoReX stimmt den Dokumentationsumfang auf den Auftrag ab. Der auftragsbezogene Nachweis nennt die tatsächlich ausgeführten Leistungen und die vereinbarten Angaben zu Datenträgern, Verfahren, Sicherheitsstufe und Zuordnung. Er ist vom DEKRA-Zertifikat für den Vernichtungsprozess zu unterscheiden.
Vom Auftrag zum Nachweis
1. Anforderungen klären
Benötigte Felder, Zuordnungen und Empfänger werden definiert.
2. Erfassung vorbereiten
Medienkennzeichnungen und Standorte werden in die Prozessplanung aufgenommen.
3. Leistung ausführen
Übergabe, Datenbehandlung und Vernichtung erfolgen im vereinbarten Umfang.
4. Dokumente bereitstellen
Die belegbaren Ergebnisse werden strukturiert zusammengeführt.
ISO/IEC 21964 transparent ausweisen
Das DEKRA-Zertifikat für ProCoReX bezieht sich auf ISO/IEC 21964-3 und umfasst Sammlung und Transport, Lagerung sowie stationäre und mobile Vernichtung von Datenträgern. Ausgewiesen sind Schutzklasse 3 sowie O-5, T-6, H-5 und E-5. Diese Unternehmenszertifizierung ist vom auftragsbezogenen Vernichtungsnachweis zu unterscheiden; Materialkategorie und Sicherheitsstufe werden im Auftragsnachweis nur genannt, wenn sie für den konkreten Auftrag festgelegt und ausgeführt wurden.
Zertifikat ersetzt keine Prozessbeschreibung
Ein belastbarer Nachweis braucht klare Zuordnung zu Auftrag, Zeitraum, Datenträgern und tatsächlich erbrachter Leistung.
Mögliche Dokumentationsbausteine
Auftragsbezogener Nachweis
Zusammenfassung von Kunde, Leistungsumfang, Datum und ausgeführter Datenbehandlung.
Datenträgerliste
Seriennummern, Barcodes oder andere vereinbarte Identifikatoren.
Standortübersicht
Trennung nach Niederlassung, Übergabepunkt oder Projektcharge.
Nachweise passend zum Auftrag festlegen
Teilen Sie uns interne Prüfanforderungen, Medienzahl und gewünschte Zuordnung mit. Wir definieren den geeigneten Dokumentationsumfang.