Einblicke in die Arbeitsabläufe bei der sicheren IT-Entsorgung zertifizierten Datenträgervernichtung
Wie sieht die sichere IT-Entsorgung und Datenträgervernichtung in der Praxis aus?
Auf dieser Seite erhalten Sie einen praxisnahen Einblick in unsere täglichen Arbeitsabläufe – von der sicheren Abholung über die High‑Security‑Logistik bis hin zur zertifizierten Datenträgervernichtung nach ISO 21964. Anhand ausgewählter Beispiele zeigen wir, wie unsere Teams vor Ort arbeiten, welche Sicherheitsmaßnahmen wir konkret einsetzen und wie wir Datensicherheit, Compliance und Umweltschutz in jedem Schritt miteinander verbinden.
Rechtliche Basis unserer täglichen Abläufe für Datenträgervernichtung
Unsere sichere IT‑Entsorgung folgt klar definierten gesetzlichen Vorgaben und Normen für die sichere Entsorgung und Vernichtung: der DSGVO und dem BDSG für den Schutz personenbezogener Daten, der ISO/IEC 21964 (ehemals DIN 66399) für Sicherheitsstufen und Schutzklassen sowie der NIS2‑Richtlinie für Betreiber kritischer Infrastrukturen und andere besonders schutzbedürftige Organisationen. Diese Vorgaben bilden die Grundlage für alle Beispiele auf dieser Seite – jeder gezeigte Schritt folgt exakt diesen Standards und ist audit‑ und prüfungssicher dokumentierbar.
Aus unserer täglichen Arbeit – Einblicke in den Ablauf
In dieser Bildstrecke zeigen wir Ihnen typische Situationen aus unserem Arbeitsalltag – von der Abholung und Dokumentation bis hin zur eigentlichen Vernichtung und dem anschließenden Recycling. So erhalten Sie ein Gefühl dafür, wie unsere Teams vor Ort arbeiten und wie wir Sicherheit, Transparenz und Umweltschutz in jedem Schritt praktisch umsetzen.
High-Security in der Praxis
Für die Abholung Ihrer IT‑Geräte und Datenträger setzen wir ausschließlich speziell geschulte Teams und gesicherte Transportlösungen ein. Je nach Sicherheitsanforderung kommen entweder neutrale, GPS‑überwachte Transportfahrzeuge oder auf Wunsch gepanzerte B2‑Geldtransporter oder Wertkurierdienste mit hoher Versicherungssumme zum Einsatz.
Sicherheitsbehälter & Dokumentation
Alle Geräte und Datenträger werden vor Ort in verschließbaren, versiegelten Sicherheitsbehältern aufgenommen. Jede Übergabe wird protokolliert – auf Wunsch mit Seriennummernlisten und benannten Ansprechpersonen. So ist jederzeit nachvollziehbar, wann welche Behälter von wem übernommen wurden und wohin sie transportiert werden. Damit sind unsere Prozesse alle transparent und nachvollziehbar.
So sieht das konkret aus:
In der Praxis bedeutet das: Unsere Teams erscheinen zum vereinbarten Zeitpunkt mit vorbereiteten Sicherheitsbehältern, dokumentieren jede Übergabe und stimmen den Transportmodus – gepanzerter B2‑Geldtransporter oder neutrale Abholung – vorab mit Ihrem Datenschutz oder Ihrer IT‑Sicherheit ab.
Ablauf der zertifizierten Datenträgervernichtung und IT-Entsorgung
Die ProCoReX Europe GmbH arbeitet mit einem klar strukturierten, mehrstufigen Prozess – von der ersten Anfrage bis zum Zertifikat.
Nach individuellerAnfrage erhält das Unternehmen ein maßgeschneidertes Angebot und einen abgestimmten Abholtermin.
Die Abholung erfolgt durch geschulte Mitarbeitende, auf Wunsch mit unserem gepanzertem B2-Geld- und Werttransporter.
Alle Übergaben und Transporte werden protokolliert, die Annahme kann ausschließlich gegen Legitimation und an autorisierte Personen erfolgen. Im Anschluss werden sämtliche Datenträger nach ISO 21964 (ehemals DIN 66399) mechanisch vernichtet und die Geräte recycelt.
Jeder Schritt ist lückenlos dokumentiert; Sie erhalten ein offizielles Vernichtungszertifikat sowie vollständige Protokolle.
1. Anfrage und Beratung
Sie nehmen Kontakt, am besten per Kontaktformular auf und erhalten auf dieser Basis ein passgenaues, transparentes Angebot.
2. Planung und Vorbereitung
Nach Auftragserteilung werden Abholtermin, Sicherheitsbehälter, Siegel und Transportoptionen abgestimmt.
Interne Checklisten, Protokolle und Ansprechpersonen werden festgelegt, bei Bedarf inklusive AV-Vertrag.
3. Sichere Abholung und Transport
Die Abholung erfolgt durch geschulte Mitarbeitende, auf Wunsch mit gepanzertem B2-Geldtransporter oder Wertkurierdienst.
Datenträger und Geräte werden in verschließbaren, manipulationssicheren Behältern transportiert, jede Übergabe wird protokolliert.
4. Zertifizierte Datenträgervernichtung
Alle Datenträger werden gemäß ISO 21964 (ehemals DIN 66399) nach den passenden Sicherheitsstufen mechanisch vernichtet.
So wird sichergestellt, dass keine sensiblen Informationen rekonstruiert werden können.
5. Umweltgerechte IT-Entsorgung
Die verbleibenden Komponenten und Geräte werden über geprüfte, zertifizierte Fachbetriebe recycelt.
Wertstoffe werden zurĂĽckgewonnen und gesetzliche Umwelt- und Nachhaltigkeitsvorgaben eingehalten.
6. Dokumentation und Zertifikat
Abschließend erhalten Sie ein offizielles Vernichtungszertifikat sowie vollständige Protokolle für Audits und Compliance.
Damit ist der gesamte Prozess von der Abholung bis zur Vernichtung lĂĽckenlos nachweisbar.
Schutzklassen der Datenträgervernichtung
Bei der Datenträgervernichtung arbeiten wir nach ISO/IEC 21964 (ehemals DIN 66399) mit klar definierten Schutzklassen und Sicherheitsstufen. Für besonders sensible Daten – etwa aus Banken, Kliniken oder kritischen Infrastrukturen – setzen wir konsequent die höchste Schutzklasse 3 ein. So wird sichergestellt, dass alle Datenträger physisch irreversibel zerstört werden und eine Wiederherstellung der Daten ausgeschlossen ist.
Schutzklasse 1
(Normaler Schutzbedarf):
FĂĽr interne Daten, deren Offenlegung begrenzte Auswirkungen hat. Beispiele: Interne Memos, EntwĂĽrfe, Flyer, keine personenbezogenen Daten.
Schutzklasse 2
(Hoher Schutzbedarf):
FĂĽr vertrauliche Daten und personenbezogene Daten, deren Weitergabe gesetzliche Folgen (DSGVO) oder erheblichen Reputationsverlust nach sich zieht.
Schutzklasse 3
(Sehr hoher Schutzbedarf):
FĂĽr besonders geheime, sensible Daten, deren Missbrauch die Existenz des Unternehmens oder die Sicherheit von Personen bedrohtÂ
Warum die fachgerechte zertifizierte sichere Vernichtung unverzichtbar ist
Werden Datenträger nur gelöscht, formatiert oder oberflächlich beschädigt, lassen sich gespeicherte Informationen häufig mit forensischen Methoden wiederherstellen. Gelangen solche Datenträger in falsche Hände, drohen Datenschutzverletzungen, hohe Bußgelder nach DSGVO, Schadensersatzforderungen und erhebliche Reputationsschäden für Unternehmen und Behörden.
IT-Komponenten, die lediglich gelöscht, zurückgesetzt oder nur oberflächlich beschädigt werden, stellen ein erhebliches Risiko für den Datenschutz dar. Die Folgen sind gravierend: Datenschutzverletzungen, Bußgelder von bis zu 20 Mio. € oder 4 % des Jahresumsatzes nach DSGVO, Reputationsverlust und schwerwiegende wirtschaftliche Schäden.
Beispielhafte Vorfälle:
In mehreren deutschen Städten wurden unsachgemäß entsorgte Notebooks und Computer auf eBay entdeckt – mit ungelöschten Kundendaten und Geschäfts-korrespondenz. In einer Klinik gelangten Patientendaten durch die ungesicherte Entsorgung von Festplatten in den Umlauf – die Folge waren hohe Bußgelder und ein massiver Imageschaden.
Wichtige Hinweise zur sicheren Datenträgervernichtung
Datenschutz bei IT-Entsorgung:
Achten Sie darauf, dass der beauftragte Dienstleister nach ISO 21964 (ehemals DIN 66399) zertifiziert ist, um die strengen gesetzlichen Anforderungen der DSGVO und NIS-2 zu erfüllen und eine Vernichtung nach definierten Schutzklassen und Sicherheitsstufen nachweisen zu können. Nur so ist sichergestellt, dass Datenträger fachgerecht verarbeitet, lückenlos dokumentiert und mögliche Haftungsrisiken für Ihr Unternehmen wirksam reduziert werden.
Vernichtungszertifikat bei Vernichtung:
Verlangen Sie immer ein Zertifikat oder einen offiziellen Nachweis über die ordnungsgemäße und zertifizierte Datenvernichtung, besonders wenn Sie gewerbliche Datenträger entsorgen lassen. Nur mit einem solchen Vernichtungszertifikat können Sie gegenüber Aufsichtsbehörden sowie internen Prüfstellen belegen, dass alle Datenschutzanforderungen erfüllt wurden und Ihr Unternehmen seiner Sorgfalts- und Rechenschaftspflicht nachkommt.
Praxisbeispiel: Datenträgervernichtung für einen internationalen Kunden
Ein international tätiges Unternehmen mit Standorten in Deutschland und Frankreich beauftragte die ProCoReX Europe GmbH mit der sicheren Abholung, Entsorgung und Datenträgervernichtung. Betroffen waren Festplatten und SSDs mit hochsensiblen Kunden‑ und Geschäftsdaten. Nach einer detaillierten Beratung zu Schutzklassen, Sicherheitsstufen und Logistikoptionen organisierten wir die Abholung an beiden Standorten. Unsere Teams übernahmen die sichere Übergabe vor Ort, setzten verschließbare Sicherheitsbehälter ein und dokumentierten jede Abholung lückenlos. Alle Datenträger wurden anschließend nach ISO/IEC 21964 in den jeweils passenden Sicherheitsstufen vollständig vernichtet. Für jeden Standort erhielt das Unternehmen ein eigenes Vernichtungszertifikat und vollständige Protokolle – inklusive Seriennummernlisten. So konnte der Kunde gegenüber Datenschutzaufsicht, interner Revision und externen Auditoren jederzeit lückenlos nachweisen, dass alle gesetzlichen Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit und Umweltschutz erfüllt wurden – in zwei Ländern gleichzeitig und mit einem zentral verantwortlichen Partner.
Auf einen Blick – was der Kunde besonders geschätzt hat:
- Einheitliche Sicherheitsstandards und Prozesse an allen Standorten
- Flexible Terminplanung, abgestimmt auf Betriebszeiten und interne Abläufe
- Direkter Ansprechpartner bei ProCoReX fĂĽr alle organisatorischen und technischen Fragen
- Einsatz geschulter Teams mit Erfahrung im Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten
- Kombination aus Datenträgervernichtung und umweltgerechter IT‑Entsorgung aus einer Hand
- Hohe Planungssicherheit dank transparenter Kommunikation und klar definiertem Ablauf
Gemeinsam zum Erfolg: Referenzen, die stolz machen
Sie möchten genauer wissen, wie unsere Abläufe in speziellen Situationen aussehen – zum Beispiel bei sehr hohen Schutz- und Sicherheitsanforderungen, Vor‑Ort‑Vernichtung, Seriennummernerfassung oder kleinen Einzelmengen?
Viele dieser Fragen haben wir in unseren FAQ und Informationsseiten ausfĂĽhrlich beantwortet.
FAQ 1 Frage: Wie läuft eine typische IT‑Entsorgung bei ProCoReX konkret ab?
Antwort: Der Ablauf folgt immer einem klaren, dokumentierten Prozess: Zunächst klären wir im Rahmen einer Beratung Mengen, Standorte und Sicherheitsanforderungen. Anschließend vereinbaren wir Abholtermine und stellen auf Wunsch verschließbare Sicherheitsbehälter bereit. Am Termin übernehmen unsere geschulten Teams die Geräte und Datenträger vor Ort, dokumentieren die Übergabe und transportieren alles mit gesicherten Fahrzeugen. Die Datenträger werden in zertifizierten Anlagen nach ISO/IEC 21964 vernichtet, die Hardware umweltgerecht entsorgt und Sie erhalten abschließend Zertifikate und Protokolle als Nachweis.
FAQ 2 Frage: Welche SicherheitsmaĂźnahmen gelten bei Abholung und Transport?
Antwort: Je nach Schutzbedarf setzen wir neutrale, GPS‑überwachte Transportfahrzeuge oder auf Wunsch gepanzerte B2‑Geldtransporter mit hoher Versicherungssumme ein. Datenträger und Geräte werden in verschließbaren, versiegelten Sicherheitsbehältern transportiert. Jede Übergabe wird protokolliert, auf Wunsch nur an benannte, autorisierte Personen gegen Legitimation. So ist jederzeit nachvollziehbar, wann welche Behälter von wem übernommen wurden.
FAQ 3 Frage: Wie stellen Sie sicher, dass Daten wirklich nicht wiederhergestellt werden können?
Antwort: Alle Datenträger werden nach ISO/IEC 21964 (ehemals DIN 66399) in den vereinbarten Sicherheitsstufen mechanisch zerstört. Wir arbeiten in Schutzklasse 3 für besonders sensible Daten und setzen Schreddertechnologien ein, die eine forensische Wiederherstellung praktisch ausschließen. Auf Wunsch dokumentieren wir die Vernichtung zusätzlich mit Seriennummernlisten sowie Foto‑ oder Videonachweisen.
FAQ 4 Frage: Erhalte ich fĂĽr jede Vernichtung einen rechtsverbindlichen Nachweis?Â
Antwort: Ja. Für jeden Auftrag erhalten Sie ein Vernichtungszertifikat, das die Art der Datenträger, die verwendeten Sicherheitsstufen und den Zeitpunkt der Vernichtung ausweist. Ergänzend stellen wir Protokolle zur Verfügung, z. B. mit Seriennummern, Standorten oder Chargen. Diese Unterlagen sind so aufgebaut, dass sie für Datenschutzaufsicht, interne Revision und externe Auditoren gut verwendbar sind.
FAQ 5 Frage: Können Sie auch spezielle Anforderungen einzelner Branchen erfüllen, z. B. Kliniken oder Banken?
Antwort: Ja. Wir arbeiten regelmäßig für regulierte und sicherheitsrelevante Branchen wie Kliniken, Banken, Versicherungen, Forschungseinrichtungen, Energieversorger, öffentliche Verwaltung und kritische Infrastrukturen. Für diese Kunden entwickeln wir individuelle Sicherheitskonzepte – etwa besondere Transportwege, erweiterte Dokumentation, erhöhte Versicherungssummen, Vor‑Ort‑Vernichtung oder Abholungen außerhalb der regulären Betriebszeiten.
FAQ 6 Frage: Wie flexibel sind Sie bei Terminen und Abläufen vor Ort?
Antwort: Unsere Einsätze werden so geplant, dass sie sich möglichst reibungslos in Ihren Betriebsablauf einfügen. Dazu gehören Abholungen in mehreren Tranchen, Einsätze außerhalb von Stoßzeiten oder Besuchszeiten, feste Ansprechpartner und klare Zeitfenster. Bei größeren Projekten stimmen wir den Ablauf im Vorfeld gemeinsam mit IT, Datenschutz und Facility Management ab.'
FAQ 7 Frage: Übernehmen Sie auch kleine Mengen oder Einzelgeräte?
Antwort: Grundsätzlich können wir sowohl größere Projekte als auch kleinere Mengen übernehmen. Welche Mindestmengen oder Konditionen gelten, hängt von Art und Anzahl der Datenträger sowie vom Standort ab. Senden Sie uns einfach eine kurze Anfrage mit einer groben Beschreibung – wir geben Ihnen schnell eine konkrete Einschätzung.
FAQ 8 Frage: Was passiert mit der Hardware nach der Datenträgervernichtung?
Antwort: Nach der zertifizierten Vernichtung der Datenträger werden alle verbleibenden IT‑Komponenten über geprüfte Entsorgungsfachbetriebe behandelt. Wertstoffe wie Metalle und Kunststoffe werden soweit möglich recycelt, Schadstoffe fachgerecht entsorgt. So kombinieren wir Datensicherheit mit umweltgerechter IT‑Entsorgung.
Ihre Frage war nicht dabei? Schreiben Sie uns kurz, welche Anforderungen oder Besonderheiten Sie haben –
wir melden uns mit einer individuellen Lösung und, wenn gewünscht, mit einem konkreten Ablaufvorschlag für Ihr Unternehmen.
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